Aux couleurs de votre cabinet : logo, couleurs et documents

Un client reconnaît son cabinet à quelques signes : un logo, une couleur, la façon dont les courriers sont présentés. Quand la facture, la convention d'honoraires, le portail et l'e-mail de relance portent chacun une présentation différente, l'ensemble paraît moins soigné qu'il ne l'est.

Dans Lexlane, ces réglages sont réunis en un seul endroit : Paramètres, rubrique « Mon cabinet », onglet « Identité visuelle ». Ce que vous y enregistrez s'applique à toutes les surfaces que voient vos clients. Cet article détaille ce qui se règle, où cela s'applique, et sur quelles offres.

Seuls le titulaire du cabinet et les associés peuvent modifier l'identité visuelle. Les autres membres de l'équipe la voient appliquée, sans pouvoir la changer.

Ce que vous réglez

Le logo, en deux versions

Le premier logo est celui qui s'affiche sur fond clair : factures, courriers, e-mails, portail. Il est accepté en SVG, PNG ou JPEG, jusqu'à 1 Mo. Un fichier SVG est nettoyé (scripts et liens externes retirés), puis converti en PNG pour les PDF et les e-mails, où le SVG s'affiche mal.

Un second logo, facultatif, sert sur fond sombre : le portail l'utilise quand votre client consulte son espace en mode sombre. C'est souvent la version blanche de votre logo.

Un conseil que donne la page elle-même : un logo horizontal sur fond transparent rend mieux en en-tête qu'un logo carré.

La couleur d'accent

La couleur d'accent colore les titres des documents, les boutons et les liens vus par vos clients. Lexlane propose huit teintes sobres (Noisette, Marine, Forêt, Brique, Aubergine, Ardoise, Canard, Bronze), ou accepte votre propre code couleur.

Une couleur trop claire pose un problème de lisibilité : un doré pâle sur fond blanc se lit mal sur une facture et plus encore sur un téléphone. Lexlane mesure le contraste de votre couleur et, s'il est inférieur au seuil d'accessibilité usuel (4,5 pour 1 pour du texte), vous l'indique et propose la teinte la plus proche qui reste lisible. Les documents et le portail utilisent automatiquement cette teinte corrigée, sans perdre la couleur que vous avez choisie.

La police des titres

Vous choisissez la police des titres dans une liste fermée : Instrument Serif, Domine, Cormorant Garamond, Libre Baskerville, Inter ou Rethink Sans. Le texte courant reste dans une police de lecture, pour la lisibilité. La liste est volontairement courte : ces polices s'affichent correctement dans un PDF, un document Word et un e-mail.

L'en-tête et le pied de page

L'en-tête et le pied de page sont communs aux factures, avoirs, courriers, rédactions exportées et livrables des Travaux. Vous réglez :

• la position du logo (gauche, centre ou droite) ;
• les informations affichées, case par case : nom du cabinet, adresse, téléphone, e-mail, site internet, barreau, numéro de toque, SIRET, numéro de TVA ;
• une ligne complémentaire sous les coordonnées, par exemple une spécialité ;
• les mentions du pied de page (forme juridique, capital, assurance, médiateur…), le barreau et le SIRET étant ajoutés automatiquement ;
• le format des numéros de page.

Les marges des documents se règlent à part, dans l'onglet « Mise en page des documents ».

Les e-mails envoyés aux clients

Deux réglages concernent les e-mails : le nom de l'expéditeur, tel qu'il apparaît dans la boîte de réception de votre client, et la signature, une information par ligne. Sans signature saisie, Lexlane reprend le nom, l'adresse et le téléphone du cabinet.

L'aperçu

Un aperçu, mis à jour à chaque modification, montre le résultat sur quatre supports : facture, courrier, e-mail et portail. Vous voyez donc l'effet d'un changement de couleur ou de police avant d'enregistrer.

Où l'identité s'applique

Les e-mails concernés

Les e-mails qui partent au nom du cabinet reprennent l'identité : envoi de facture et relances, invitation au portail et lien de connexion, demandes de pièces et leurs rappels, demandes de signature et code de vérification, messages du dossier, confirmations et rappels de rendez-vous. Votre client reçoit ainsi des messages cohérents avec ce qu'il voit sur le portail.

La fiche publique, plus discrète

La fiche publique de l'annuaire et la page de réservation reprennent votre logo et votre couleur, mais gardent la police de l'annuaire : ces pages restent des pages de Lexlane, présentées de façon homogène pour les personnes qui comparent plusieurs avocats. Le parcours de réservation lui-même est détaillé dans l'article sur la prise de rendez-vous.

Les factures déjà émises ne changent pas

Une facture fige l'identité du cabinet au jour de sa création. Si vous changez de logo en cours d'année, les factures déjà émises gardent l'apparence qu'elles avaient : le document envoyé au client et celui conservé dans Lexlane restent identiques. Seules les nouvelles factures prennent la nouvelle identité. C'est le comportement attendu pour une pièce comptable, et il rejoint les obligations de facturation de l'avocat.

Pour les rédactions, c'est l'inverse : elles reprennent l'identité en vigueur au moment de l'export, dès que « Mise en page du cabinet » est activée.

Ce qui est contrôlé avant l'affichage

Une identité visuelle s'affiche dans des documents envoyés à des tiers. Lexlane n'y injecte donc aucune saisie libre telle quelle :

• les couleurs sont normalisées en code hexadécimal ;
• les polices viennent de la liste fermée ;
• les textes (en-tête, pied, signature) sont nettoyés et échappés avant d'entrer dans un PDF ou un e-mail ;
• les logos SVG sont débarrassés des scripts, des liens externes et des gestionnaires d'événements ; les autres formats acceptés sont PNG et JPEG, 1 Mo au maximum.

Sur quelles offres

La grille tarifaire range le portail aux couleurs du cabinet dans les offres Essentiel et Cabinet.

L'offre Cabinet ajoute la marque blanche : la mention « Propulsé par Lexlane » peut être retirée du pied du portail, de sa page de connexion, de la page de préparation du rendez-vous et des e-mails envoyés aux clients. Sur les autres offres, cette mention reste affichée, discrètement, en pied de page.

Le détail des offres figure sur la page Tarifs.

Par où commencer

1. Préparez un logo horizontal sur fond transparent, et si possible sa version blanche.
2. Choisissez une couleur sombre et peu saturée : elle reste lisible à l'écran, sur papier et en noir et blanc.
3. Cochez les informations d'en-tête utiles et complétez les mentions du pied de page.
4. Vérifiez l'aperçu sur les quatre supports avant d'enregistrer.
5. Envoyez-vous une facture de test et invitez-vous au portail client pour voir le résultat côté client.

En pratique

L'identité visuelle se règle en une dizaine de champs, une fois pour toutes, et s'applique ensuite sans que vous y pensiez. L'essai dure 7 jours, sans engagement : créez votre compte et commencez par cet onglet.