Du temps passé à la facture encaissée : relances et SEPA

Pour un cabinet, le temps qui n'est pas noté n'est jamais facturé, et une facture qui n'est pas relancée est souvent payée tard. Entre les deux, il y a des ressaisies : un relevé de temps recopié dans un tableur, une facture refaite à la main, un rappel envoyé quand on y pense, une écriture comptable passée en fin de trimestre.

Lexlane traite ce circuit d'un bout à l'autre : le temps est saisi dans le dossier, il devient une facture, le client paie en ligne ou par prélèvement, les relances partent seules jusqu'au paiement, et l'écriture comptable est générée à l'encaissement. Ce guide décrit chaque étape telle qu'elle existe aujourd'hui, avec les réglages correspondants.

Les obligations de forme des factures sont traitées à part, dans notre guide des mentions légales.

1. Saisir le temps

Le chronomètre

Le chronomètre est en bas de la barre latérale, sur tous les écrans. Lancé sans dossier, il se rattache au dossier ouvert à l'écran ; vous pouvez aussi le lier à un autre dossier. À l'arrêt, vous donnez un libellé (« rédaction des conclusions », par exemple) et le temps est enregistré dans le dossier. S'il tourne depuis quatre heures, Lexlane vous le signale.

Dans l'onglet facturation du dossier, chaque entrée de temps reste modifiable : description, durée, taux horaire, caractère facturable.

Les temps proposés à valider

Le temps oublié est le plus coûteux. Dans Paramètres, Temps et encaissement, l'option « Proposer des temps à valider » fait repérer par Lexlane les rendez-vous et audiences terminés, les e-mails, notes et rédactions liés à un dossier, et vous propose des temps correspondants, déduction faite de ce que vous avez déjà saisi. Les rendez-vous sont proposés pour leur durée réelle ; pour le reste, vous fixez la durée proposée par type d'activité.

Rien n'est saisi sans votre validation. Chaque proposition se valide, se corrige (« 1h30 », « 45 min ») ou s'ignore en un geste, depuis l'accueil, la facturation ou la fiche dossier.

2. Passer du temps à la facture

Deux chemins mènent au même brouillon :

• La file « À facturer » de la page Facturation regroupe par client les temps facturables non encore facturés, avec le montant total.
• « Facturer le temps passé » depuis un dossier ou une fiche client : vous cochez les entrées à reprendre, choisissez le type de document, et Lexlane crée le brouillon avec une ligne par prestation.

Le brouillon reste modifiable avant émission. Quatre types de documents existent, chacun avec sa numérotation propre et continue : facture (FAC), note de provision (PRO), état de frais (DEB) et avoir (AVO).

Le réglage « Facture à émettre » fixe un montant de temps validé non facturé à partir duquel la fiche dossier vous propose d'émettre une facture. Pour un dossier au forfait ou sur devis, l'« Alerte de dépassement » vous prévient quand le temps valorisé atteint le seuil choisi.

3. Faire payer en ligne

Depuis une facture, le bouton Lien de paiement crée une page de paiement Stripe que vous pouvez copier dans un message, et que le client retrouve dans son espace client.

Deux points structurants :

• Le paiement est encaissé sur le compte Stripe de votre cabinet, que vous connectez dans Paramètres, Intégrations. Sans ce compte, le paiement en ligne n'est pas proposé.
• Lexlane ne prend aucune commission sur vos honoraires. Seuls les frais de Stripe s'appliquent, et ils sont comptabilisés comme tels.

Quand le paiement aboutit, la facture passe « payée » automatiquement, sans pointage manuel.

4. Les relances automatiques

Le calendrier est fixe et compté à partir de la date d'échéance :

Les relances partent chaque matin à 9 h. Chaque étape n'est envoyée qu'une fois, et elles s'arrêtent d'elles-mêmes au paiement : une facture payée sort du circuit. Les avoirs ne sont jamais relancés.

L'activation se fait facture par facture, en un clic, depuis le panneau « Relances » ; le réglage « Relances automatiques » de Paramètres, Temps et encaissement les coche par défaut à l'envoi d'une nouvelle facture. Sur chaque facture, la frise indique la date prévue de la prochaine relance, et vous pouvez mettre en pause, reprendre ou arrêter définitivement. Pour un client que vous préférez appeler, il suffit de ne pas les activer.

Le bouton Relancer envoie aussi une relance manuelle à tout moment.

5. Le prélèvement SEPA

Le prélèvement SEPA existe dans Lexlane pour deux usages précis, et uniquement si le compte Stripe du cabinet est connecté et que l'option « Prélèvement SEPA » est activée dans Paramètres, Temps et encaissement :

• Les notes de provision : sur la page de paiement, le client peut choisir le prélèvement en plus de la carte.
• Les échéanciers : sur une facture, le panneau « Échéancier SEPA » répartit le montant en 2 à 12 échéances mensuelles à partir d'une première date. Le client autorise le prélèvement depuis son espace client, rubrique Factures, en signant un mandat ; si un mandat existe déjà, il est réutilisé. Chaque échéance est prélevée à 8 h le jour prévu.

Le panneau suit l'avancement (montant prélevé sur le total) et signale une échéance rejetée avec son motif. La facture passe « payée » quand toutes les échéances le sont.

Ce que le SEPA ne fait pas aujourd'hui : il n'est pas proposé sur une facture d'honoraires ordinaire hors échéancier, et l'écriture comptable est passée au solde de l'échéancier, pas à chaque échéance.

6. La comptabilité suit

À chaque encaissement, Lexlane génère les écritures sans intervention :

Les écritures se consultent dans le journal de Comptabilité. L'export propose le fichier des écritures comptables (FEC), le format exigé en cas de contrôle fiscal, ou un fichier CSV pour un tableur. Votre expert-comptable reçoit un fichier propre plutôt qu'une pile de PDF.

Le régime de TVA (franchise ou assujetti) est géré par le cabinet ; les seuils sont rappelés dans notre guide TVA.

7. Mesurer l'encaissement

La vue Facturation, Encaissement suit, sur les 12 derniers mois :

• le délai médian du travail à la facture, puis de la facture au paiement ;
• le temps récupéré grâce aux propositions validées ;
• les impayés par ancienneté, avec un lien vers les factures en retard ;
• le temps validé non facturé ;
• les forfaits et devis à surveiller.

En pratique

Activez d'abord les relances automatiques par défaut et connectez votre compte Stripe : ce sont les deux réglages qui changent le plus vite le délai d'encaissement. Ajoutez ensuite les temps proposés, puis le prélèvement SEPA si vous pratiquez les provisions ou les paiements échelonnés. La prochaine étape réglementaire est la facture électronique de 2027.

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